Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode des Zeitmanagements, um die Prioritäten von Aufgaben für den Tag festzulegen. Die Matrix besteht aus vier Quadranten, die durch das Zusammenspiel der horizontalen Achse „Wichtig – Unwichtig“ und der vertikalen Achse „Dringend – Nicht dringend“ entstehen.
Die Eisenhower-Matrix ist eines der beliebtesten Werkzeuge des Zeitmanagements, das weltweit von Menschen genutzt wird – von einfachen Angestellten bis hin zu Top-Managern großer Unternehmen und weltbekannten Konzernen.
Erfinder dieser Matrix ist der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, Dwight David Eisenhower. Bevor er Präsident wurde, war er General und kommandierte während des Zweiten Weltkriegs die alliierten Streitkräfte. 1950 wurde Eisenhower der erste Oberbefehlshaber der vereinten NATO-Streitkräfte in Europa.
Eisenhowers berufliche Tätigkeit erforderte ständig harte Entscheidungen und die Konzentration auf die wichtigsten Aufgaben. Um diesen Prozess zu optimieren, entwickelte er seine eigene Methode, die später als Eisenhower-Matrix bekannt wurde. Heute können nicht nur Generäle und Präsidenten, sondern auch ganz normale Menschen davon profitieren – sie hilft, Prioritäten bei aktuellen Aufgaben zu setzen und Ordnung in die eigenen Angelegenheiten zu bringen.
Das Wesen der Eisenhower-Matrix
Das Hauptziel der Eisenhower-Matrix ist es, zu lernen, alle Aufgaben richtig einzuteilen, wichtige von dringenden, nicht dringenden und weniger wichtigen zu unterscheiden. Dies ermöglicht es, die Zeit für Aufgaben zu minimieren, die keine bedeutenden Ergebnisse bringen. Schauen wir uns an, wie das in der Praxis funktioniert.
Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten, die auf zwei Achsen basieren: der Achse der Wichtigkeit (vertikal) und der Achse der Dringlichkeit (horizontal). Jeder Quadrant unterscheidet sich durch seine qualitativen Merkmale. Alle Aufgaben werden in die jeweiligen Quadranten eingetragen, was eine klare und objektive Übersicht darüber liefert, was zuerst, was als Nächstes erledigt werden muss und was man vielleicht gar nicht tun sollte. Das System ist recht einfach, benötigt jedoch einige Erläuterungen.
Quadrant A: Wichtige und dringende Aufgaben
Im Idealfall sollte dieser Quadrant der Matrix leer bleiben, denn das Vorhandensein wichtiger und dringender Aufgaben deutet auf Unorganisiertheit und mögliche Überlastung hin. Viele Menschen füllen diesen Teil des Plans aufgrund von Trägheit und falscher Prioritätensetzung. Natürlich können solche Aufgaben bei jedem gelegentlich auftreten, aber wenn das täglich passiert, ist es Zeit, an der Selbstdisziplin zu arbeiten.
Um zu verhindern, dass Aufgaben in Quadrant A landen, ist es wichtig, Aufgaben aus anderen Sektoren rechtzeitig zu erledigen. Sollten dennoch Aufgaben in diesem Quadranten verbleiben, dann sollten es folgende sein:
- Aufgaben, deren Nichterledigung sich negativ auf das Erreichen von Zielen auswirkt
- Aufgaben, deren Nichterledigung zu Schwierigkeiten und Problemen führen kann
- Gesundheitsfragen
Außerdem ist das Konzept des „Delegierens“ wichtig. Wenn Sie Aufgaben in Quadrant A haben, die Sie an jemand anderen abgeben können, sollten Sie diese Möglichkeit nutzen, um sich schnellstmöglich anderen wichtigen und dringenden Aufgaben zu widmen.
Quadrant B: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
Auf den zweiten Quadranten sollten Sie die meiste Aufmerksamkeit richten, denn die Aufgaben hier haben die höchste Priorität und könnten bald dringend werden. Idealerweise sollten die täglichen Aufgaben eines Menschen aus diesem Quadranten stammen. Beobachtungen zeigen, dass Menschen, die sich primär auf die Aufgaben dieses Quadranten konzentrieren, im Leben den größten Erfolg erzielen, Beförderungen erhalten, mehr verdienen, genügend Freizeit haben und ein glückliches, erfülltes Leben führen.
Beachten Sie, dass die fehlende Dringlichkeit es erlaubt, solche Aufgaben bewusster und konstruktiver anzugehen. Dies gibt der Person die Möglichkeit, ihr Potenzial voll auszuschöpfen, alle Aspekte selbstständig zu betrachten und ihre Zeit effektiv zu managen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass Aufgaben aus Quadrant B leicht in Quadrant A übergehen können, indem sie noch wichtiger und sofortiges Handeln erforderlich werden.
Erfahrene Zeitmanagement-Experten empfehlen, in Quadrant B alle laufenden Aufgaben aufzunehmen, die mit Ihrer Haupttätigkeit, der Planung und Analyse Ihrer Arbeit, Training und Sport, der Einhaltung eines optimalen Tagesablaufs und Ernährung zusammenhängen – all das, woraus unser Alltag besteht.
Quadrant C: Dringende, aber unwichtige Aufgaben
Aufgaben in diesem Quadranten sind hauptsächlich Ablenkungen, die eine Person nicht näher an ihre angestrebten Ergebnisse bringen. Oft hindern sie daran, sich auf wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren, und mindern die Effizienz. Die größte Herausforderung bei der Arbeit mit der Matrix besteht darin, dringende Aufgaben aus Quadrant C nicht mit denen aus Quadrant A zu verwechseln. Andernfalls wird das, was zuerst erledigt werden sollte, übersehen. Denken Sie stets an Ihre Ziele und lernen Sie, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden.
Beispiele für Aufgaben in Quadrant C sind Meetings oder Verhandlungen, die von anderen aufgezwungen werden; Geburtstagsfeiern von Bekannten, plötzliche Haushaltsaufgaben, die Lösung von nicht lebenswichtigen, aber ablenkenden Problemen (eine zerbrochene Vase, eine kaputte Mikrowelle, eine durchgebrannte Glühbirne usw.) sowie andere Aufgaben, die Sie nicht voranbringen, sondern nur bremsen.
Quadrant D: Unwichtige und nicht dringende Aufgaben
Aufgaben, die in den letzten Quadranten fallen, sind völlig nutzlos. In vielen Fällen ist es nicht nur vorteilhafter, sie zuletzt zu erledigen, sondern sie gar nicht zu tun. Dennoch ist es wichtig, sie zu kennen, da sie Ihre Zeit „fressen“.
Eine weitere interessante Eigenschaft dieser Aufgaben ist ihre Attraktivität für viele Menschen: Sie sind leicht zu erledigen, machen Spaß, erlauben Entspannung und vermitteln ein Gefühl von Erledigtem. Daher ist es oft schwer, der Versuchung zu widerstehen, sie zu bearbeiten. Doch das ist notwendig.
In Quadrant D können Sie Aufgaben wie Telefonate mit Freunden über unwichtige Themen, überflüssige Chats oder Zeit in sozialen Netzwerken, das Anschauen von Serien und allerlei „dummer“ TV-Sendungen, Computerspiele usw. eintragen. Natürlich braucht jeder ab und zu Entspannung und Unterhaltung, aber es gibt bereicherndere Wege dafür: das Lesen guter Bücher, intellektuelle Spiele, der Besuch von Fitnessstudios oder Schwimmbädern, Ausflüge in die Natur usw.
Falls Sie nicht völlig auf die Aufgaben aus Quadrant D verzichten möchten, sollten Sie deren Erledigung aufschieben, bis die Aufgaben aus Quadrant B und C abgeschlossen sind. Die Zeit für Aufgaben aus Quadrant D sollte minimiert werden. Hier passt das bekannte Sprichwort: „Der Arbeit eine Zeit, dem Vergnügen eine Stunde.“
Tipps zur Erstellung der Eisenhower-Matrix
1. Am Anfang kann es schwierig sein, Aufgaben richtig zuzuordnen. Um den Prozess zu erleichtern, stellen Sie sich folgende Fragen: „Ist diese Aufgabe wichtig? Gehört sie zu meinen Lebensprioritäten? Wird ihre Nichterledigung Probleme verursachen?“ Wenn ja, ist es eine wichtige Aufgabe. Um herauszufinden, ob sie dringend ist, überlegen Sie, ob sie in naher Zukunft an Relevanz verliert. Wenn ja, ist die Aufgabe dringend.
2. Versuchen Sie, die Liste der Kategorie A leer zu halten – vergessen Sie nicht, dass alle unerledigten Pläne aus Gruppe B hierher wandern. Außerdem fallen unvorhergesehene Ereignisse in diese Gruppe. Im Idealfall sollten dringende und wichtige Aufgaben gar nicht existieren.
Vorlage der Eisenhower-Matrix
Um den Prozess der Aufgabenverteilung zu vereinfachen, nutzen Sie Vorlagen, zum Beispiel vom Dienst Evernote – hier.
Wir empfehlen auch, eine kostenlose Vorlage der Eisenhower-Matrix unter diesem Link herunterzuladen – hier.
Drucken Sie sie einfach aus und nutzen Sie sie für ein besseres Zeitmanagement!
Meistern Sie die Eisenhower-Matrix und lernen Sie, Ihre Aufgaben richtig darin zu verteilen. Sie werden merken, dass Sie mehr Freizeit haben, alles rechtzeitig und ohne Hast erledigen, Ihre Angelegenheiten geordnet sind, Ziele nacheinander erreicht werden und Sie selbst häufiger gute Laune haben. Alles eine Frage der Organisation und Fokussierung.
Manchmal bemerken Sie vielleicht, dass unorganisierte Menschen in seltsamen Aufgaben stecken bleiben, müde und gereizt wirken. Doch wir wollen nicht so sein und sollten anders handeln – nämlich organisiert sein, genau wissen, was und wann wir tun müssen, und verstehen, warum wir es tun. Die Eisenhower-Matrix ist dafür hervorragend geeignet.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Freude beim Erlernen dieser neuen Fähigkeit!