Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра – это метод управления временем для определения приоритетов задач на день. Матрица состоит из четырех квадратов, которые образуются на пересечении горизонтальной оси «Важно – Неважно» и вертикальной оси «Срочно – Несрочно».
Матрица Эйзенхауэра – один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, которым пользуются люди во всем мире, от рядовых сотрудников до топ-менеджеров крупных компаний и всемирно известных корпораций.
Создателем этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенных вооруженных сил НАТО в Европе.
Профессиональная деятельность Эйзенхауэра постоянно требовала от него принятия жестких решений и сосредоточенности на главных задачах. Чтобы оптимизировать этот процесс, он создал свой собственный метод, который получил широкую известность как матрица Эйзенхауэра. Сегодня им могут воспользоваться не только генералы и президенты, но и обычные люди – он помогает расставить приоритеты в текущих задачах и навести порядок в делах.
Суть матрицы Эйзенхауэра
Основная цель матрицы Эйзенхауэра – научиться правильно распределять все свои задачи, отличать важные от срочных, несрочных и наименее важных. Это позволит минимизировать время, потраченное на задачи, которые не приносят значимых результатов. Давайте посмотрим, как это работает на практике.
Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов, основанных на двух осях: ось важности (вертикальная) и ось срочности (горизонтальная). Каждый квадрант отличается своими качественными показателями. Все задачи записываются в каждом квадранте, что дает четкую и объективную картину того, что нужно сделать в первую очередь, что – во вторую, а что вообще можно не делать. Эта система довольно проста, но требует небольших пояснений.
Квадрант A: важные и срочные задачи
В идеале этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, потому что наличие важных и срочных задач указывает на неорганизованность и возможную перегрузку работой. Многие люди заполняют эту часть плана из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, такие задачи иногда могут возникнуть у всех, но если это происходит ежедневно, пора сосредоточиться на самодисциплине.
Чтобы избежать попадания задач в квадрант A, важно вовремя выполнять задачи из других секторов. Но если в первом квадранте у вас что-то и остается, то это должны быть:
- Дела, невыполнение которых негативно сказывается на достижении целей
- Дела, невыполнение которых может привести к сложностям и проблемам
- Вопросы здоровья
Также важно помнить о понятии «делегирование». Когда у вас есть задачи в квадранте A, которые вы можете делегировать кому-то другому, вы должны воспользоваться этой возможностью, чтобы как можно скорее заняться другими важными и срочными задачами.
Квадрант B: важные, но несрочные задачи
На второй квадрант следует обращать наибольшее внимание, потому что задачи в нем имеют наивысший приоритет и перспективу превратиться в срочные. В идеале повседневные задачи человека должны поступать именно из этого квадранта. Наблюдения показывают, что люди, которые в первую очередь сосредоточены на задачах в этом квадранте, добиваются наибольшего успеха в жизни, получают повышение, больше зарабатывают, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и наполненной жизнью.
Обратите внимание, что отсутствие срочности позволяет более осмысленно и конструктивно подходить к решению таких задач, давая человеку возможность максимально реализовать свой потенциал, самостоятельно рассмотреть все аспекты и эффективно управлять своим временем. Однако, важно помнить, что задачи из квадранта B могут легко перейти в квадрант A, становясь еще более важными и требующими незамедлительных действий.
Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие задачи, связанные с вашей основной деятельностью, планированием и анализом работы, тренировками и спортом, соблюдением оптимального режима и питания – все то, из чего складывается наша повседневная жизнь.
Квадрант С: срочные, но неважные задачи
Задачи в этом квадранте - в основном отвлекающие факторы, которые не приближают человека к намеченным результатам. Зачастую они мешают сосредоточиться на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главная сложность при работе с матрицей - не спутать срочные задачи из квадранта С со срочными задачами из квадранта А. Иначе то, что нужно сделать в первую очередь, будет упущено. Всегда помните о своих целях и учитесь различать главное и второстепенное.
Примеры задач квадранта С - совещания или переговоры, навязанные кем-то; празднование дней рождения знакомых, внезапные домашние дела, решение нежизненно важных, но отвлекающих задач (разбитая ваза или микроволновка, перегоревшая лампочка и т.д.),а также другие задачи, которые не продвигают вас вперёд, а только замедляют.
Квадрант D: неважные и несрочные задачи
Задачи, относящиеся к последнему квадранту, совершенно бесполезны. Во многих случаях не только выгоднее сделать их в последнюю очередь, но и вовсе не делать. Тем не менее, важно знать о них, так как они "пожирают" ваше время.
Ещё одна интересная особенность задач из этой группы - их привлекательность для многих людей: они легко выполнимы и доставляют удовольствие, позволяя расслабиться и отдохнуть с чувством выполненной работы. Поэтому отказаться от соблазна их выполнения бывает довольно сложно. Но это необходимо.
В квадрант D можно включить такие задачи, как телефонные разговоры с друзьями на неважные темы, лишняя переписка или времяпрепровождение в социальных сетях, просмотр сериалов и различных "неумных" телепередач, компьютерные игры и т.д. Конечно, каждому периодически нужно отдыхать и развлекаться, но есть более увлекательные и обогащающие способы это сделать: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и плавательных бассейнов, поездки на природу и т.п.
Если совсем отказываться от задач квадранта D не хочется, то их выполнение нужно откладывать до завершения задач из квадрантов B и C. Время, посвящаемое задачам квадранта D, должно быть минимизировано. Тут очень уместна известная поговорка: "Делу - время, потехе - час".
Советы по составлению матрицы Эйзенхауэра
1. Поначалу может быть сложно правильно распределить задачи. Чтобы упростить процесс, задайте себе такие вопросы: "Является ли эта задача важной? Относится ли она к моим жизненным приоритетам? Принесёт ли её невыполнение проблемы?" Если да, то это важная задача. Чтобы определить, срочная ли она, подумайте, потеряет ли она актуальность в ближайшее время. Если да, значит задача срочная.
2. Старайтесь держать список категории A пустым - не забывайте, что все невыполненные планы из группы B мигрируют сюда. Кроме того, в эту же группу попадают различные непредвиденные события. В идеале срочные и важные задачи вообще не должны существовать.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблоны, разработанные, например, сервисом Evernote - здесь.
Также рекомендуем скачать бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра по ссылке - здесь.
Просто распечатайте его и используйте для лучшего управления временем!
Овладейте матрицей Эйзенхауэра и научитесь правильно распределять по ней свои задачи. Вы заметите, что стало больше свободного времени, вы успеваете всё в срок и без спешки, все дела упорядочены, цели достигаются одна за другой, а вы сами чаще в хорошем настроении. Всё дело в организации и сфокусированности.
Возможно, время от времени вы замечаете, что неорганизованные люди увязают в каких-то странных задачах, выглядят уставшими и раздражёнными. Но мы с вами не хотим достигнуть быть такими и должны поступать иначе. А именно, быть организованными, чётко понимать, что и когда нам нужно делать, а также осознавать, зачем мы это делаем. Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для этого.
Желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!