¿Qué es la Matriz de Eisenhower?
La Matriz de Eisenhower es un método de gestión del tiempo para determinar las prioridades de las tareas del día. La matriz consta de cuatro cuadrados, que se forman en la intersección del eje horizontal "Importante - No Importante" y el eje vertical "Urgente - No Urgente".
La Matriz de Eisenhower es una de las herramientas de gestión de tiempo más populares utilizadas por personas en todo el mundo, desde empleados ordinarios y gerentes de nivel medio hasta directores de grandes empresas y corporaciones mundialmente famosas.
El creador de esta matriz es el 34º Presidente de los Estados Unidos, Dwight David Eisenhower. Antes de convertirse en presidente, fue general y comandó las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial. En 1950, Eisenhower se convirtió en el primer Comandante Supremo Aliado de las Fuerzas Armadas Unidas de la OTAN en Europa.
La actividad profesional específica de Eisenhower requería constantemente que tomara decisiones difíciles y se concentrara en diversas tareas diarias. Para optimizar este proceso, creó su propio método, que se conoció ampliamente como la Matriz de Eisenhower. Hoy en día, puede ser utilizada no sólo por generales y presidentes, sino también por personas ordinarias, ya que ayuda a priorizar las tareas actuales y a restablecer el orden en los negocios.
La esencia de la matriz de Eisenhower
El principal propósito de la Matriz de Eisenhower es aprender a distribuir correctamente todas tus tareas, distinguir lo importante de lo urgente, no urgente y menos importante, y minimizar el tiempo gastado en tareas que no producen resultados significativos. Veamos cómo funciona en la práctica.
La Matriz de Eisenhower consta de cuatro cuadrantes basados en dos ejes: el eje de la importancia (vertical) y el eje de la urgencia (horizontal). Cada cuadrante se distingue por sus indicadores de calidad. Todas las tareas se registran en cada cuadrante, lo que da como resultado una imagen clara y objetiva de qué debe hacerse primero, qué debe hacerse en segundo lugar y qué no debe hacerse en absoluto. Este sistema es bastante sencillo, pero aún es útil proporcionar algunas explicaciones.
Cuadrante A: tareas importantes y urgentes
Idealmente, este cuadrante de la matriz debería permanecer vacío porque la presencia de tareas importantes y urgentes indica desorganización y la posibilidad de sobrecarga de trabajo. Muchas personas llenan esta parte de la agenda debido a la pereza inherente y la incorrecta priorización. Naturalmente, tales tareas pueden surgir a veces para todos, pero si ocurre diariamente, es hora de centrarse en la autodisciplina.
Para evitar las tareas en el cuadrante A, es esencial completar las tareas en los cuadrantes restantes a tiempo. Pero si algo todavía pertenece al primer cuadrante, debería ser:
- Asuntos, cuyo fracaso afecta negativamente el logro de los objetivos
- Asuntos, cuyo fracaso puede causar dificultades y problemas
- Asuntos de salud
También es importante recordar el concepto de "delegación". Cuando tienes tareas en el cuadrante A que puedes delegar a alguien más, debes aprovechar esta oportunidad para abordar otras tareas importantes y urgentes lo más pronto posible.
Cuadrante B: tareas importantes, pero no urgentes
El segundo cuadrante merece la mayor atención porque las tareas que contiene son de máxima prioridad y las más prometedoras. Idealmente, las tareas diarias de una persona deberían provenir de este cuadrante. Se ha observado que las personas que se centran principalmente en tareas de este cuadrante logran el mayor éxito en la vida, son promovidas, ganan más dinero, tienen suficiente tiempo libre y viven una vida feliz y plena.
Observa que la falta de urgencia permite un enfoque más reflexivo y constructivo para resolver tareas, permitiendo a una persona realizar plenamente su potencial, considerar independientemente todos los aspectos de sus actividades y gestionar su tiempo de manera efectiva. Sin embargo, es esencial recordar que las tareas en el cuadrante B, si no se completan a tiempo, pueden moverse fácilmente al cuadrante A, convirtiéndose en aún más importantes y requiriendo una acción rápida.
Los especialistas experimentados en gestión del tiempo recomiendan que incluyas en el cuadrante B todas las tareas actuales relacionadas con tus actividades principales, la planificación y análisis del trabajo, el entrenamiento y los deportes, el cumplimiento de un horario y dieta óptimos - todos los elementos que componen nuestra vida cotidiana.
Cuadrante C: tareas urgentes, pero no importantes
Las tareas de este cuadrante son principalmente distracciones que no acercan a una persona a sus resultados previstos. A menudo, dificultan concentrarse en tareas verdaderamente importantes y reducen la efectividad. El principal desafío al trabajar con la matriz es no confundir las tareas urgentes del cuadrante C con las tareas urgentes del cuadrante A. De lo contrario, surgirá confusión, y lo que debería hacerse primero será descuidado. Siempre recuerda tus metas y aprende a distinguir entre lo importante y lo secundario.
Ejemplos de tareas del cuadrante C incluyen reuniones o negociaciones impuestas por alguien, celebraciones de cumpleaños de conocidos, tareas domésticas repentinas, abordar factores no vitales pero que distraen (un jarrón roto o microondas, una bombilla quemada, etc.),y otros tipos de tareas que no te hacen avanzar, sino que solo te ralentizan.
Cuadrante D: tareas no importantes y no urgentes
Las tareas relacionadas con el último cuadrante no son útiles en absoluto. En muchos casos, no solo es útil hacerlas al final, sino no hacerlas en absoluto. Sin embargo, es esencial tenerlas en cuenta, ya que son "devoradoras de tiempo".
Otra característica interesante de las tareas de este grupo es su atractivo para muchas personas: estas tareas son fáciles de realizar y proporcionan placer, permitiendo la relajación y el disfrute. Por lo tanto, puede ser un desafío resistirse a la tentación de realizarlas. Pero es necesario hacerlo.
En el cuadrante D, puedes incluir tareas como conversaciones telefónicas con amigos sobre temas insignificantes, correspondencia innecesaria o pasar tiempo en redes sociales, ver series de televisión y varios programas de televisión "sin sentido", videojuegos, etc. Por supuesto, todo el mundo necesita descansar y entretenerse periódicamente, pero hay formas más atractivas y enriquecedoras de hacerlo: leer buenos libros, juegos intelectuales, visitar gimnasios y piscinas, viajes a la naturaleza, etc.
Si no puedes eliminar completamente las tareas del cuadrante D o no quieres hacerlo, entonces deberías posponer su ejecución hasta que las tareas de los cuadrantes B y C estén completadas. El tiempo dedicado a las tareas del cuadrante D debe minimizarse. Aquí, el dicho bien conocido es apropiado: "Los negocios antes del placer".
Consejos para hacer la Matriz de Eisenhower
1. Inicialmente, puede ser un desafío distribuir las tareas correctamente. Para simplificar el proceso, pregúntate las siguientes preguntas: "¿Esta tarea es importante? ¿Está relacionada con mis prioridades de vida? ¿El no completarla causará problemas?" Si es así, entonces es una tarea importante. Para determinar si es urgente, considera si perderá su relevancia pronto. Si es así, entonces la tarea es urgente.
2. Intenta mantener la lista de la categoría A vacía - recuerda que todos los planes no cumplidos del grupo B se trasladan aquí. Además, varios eventos imprevistos caen en el mismo grupo. Idealmente, con la correcta distribución del tiempo, las tareas urgentes e importantes no deberían existir.
Plantilla de matriz de Eisenhower
Para simplificar el proceso de distribución de tareas, usa plantillas desarrolladas, por ejemplo, por el servicio Evernote - aquí.
También recomendamos descargar la plantilla gratuita de la matriz de Eisenhower desde el enlace - aquí.
¡Solo imprímela y úsala para una mejor gestión del tiempo!
Una vez que domines la Matriz de Eisenhower y aprendas a asignar correctamente tus tareas dentro de ella, notarás que tienes más tiempo libre, puedes completar todo a tiempo sin apresurarte, todas tus tareas están organizadas, los objetivos se logran uno tras otro, y estás casi siempre de buen humor y alegre. Todo se trata de organización y enfoque.
Quizás ocasionalmente notarás que las personas desorganizadas siempre están atrapadas en actividades peculiares, constantemente ocupadas con algo trivial pero "muy importante", luciendo cansadas y molestas. Hay muchas características distintivas. Sin embargo, el punto principal es que si tú y yo no queremos alcanzar tales resultados, entonces debemos actuar de manera diferente. Específicamente, debemos estar organizados, entender claramente qué y cuándo necesitamos hacer las cosas, y comprender por qué las estamos haciendo. La Matriz de Eisenhower es excelente para este propósito.
¡Te deseamos buena suerte y éxito en el dominio de una nueva habilidad!